secrètaire de direction

Secrétaire de direction

© Ludovic LAN-Fotolia

La secrétaire ou assistante de direction est la collaboratrice directe d’un cadre supérieur, d’un chef de service ou d’un chef d’entreprise. Elle est chargée de l'assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction. Accès : BTS/licence pro.

Description métier

Plus diplômée et expérimentée que les autres secrétaires, la secrétaire de direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs.
Elle gère les rendez-vous (agenda) et l’emploi du temps de ces derniers. Elle prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont elle fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. Elle supervise leurs déplacements professionnels. Dans une grande entreprise elle est parfois déchargée des tâches matérielles qu’elle confie à une assistante.
La secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Elle prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.
Elle sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés.
La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’une bonne secrétaire de direction.
Elle a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies multimédia. Elle maîtrise parfois deux langues étrangères.
Très disponible, d'une grande discrétion,  elle adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son patron.

Études / Formation pour devenir Secrétaire de direction

Du bac pro au BTS, plusieurs formations professionnelles peuvent déboucher sur un emploi de secrétaire puis de secrétaire de direction. La frontière entre ces postes est parfois floues dans les PME/PMI.
- bac pro secrétariat,
- bac technologique STMG (sciences et technologies du management et de la gestion),
- BTS assistant de manager,
- BTS assistant de gestion PME/PMI,
- DUT GEA ( gestion des entreprises et des administrations),
- DUT GACO (gestion administrative et commerciale),
- DUT carrières juridiques.
En dehors de ces diplômes professionnels, il existe de nombreuses formations universitaires, de niveau licence, licence professionnelle ou master en économie, gestion, lettres, langues ou droit, qui peuvent être prises en compte pour postuler à un emploi de secrétariat de direction dans des entreprises importantes.
A noter : DeustT assistant juridique Valenciennes (www.univ-valenciennes.fr) ; Deust bureautique et communication multimédia, option assistant de direction, université du littoral www.univ-littoral.fr
Les diplômes des écoles de commerce sont aussi une entrée dans le métier.

Évolutions

Avec de l'expérience professionnelle, la secrétaire de direction peut se voir confier un service autonome. Elle a alors le statut de cadre.
La secrétaire de direction peut se spécialiser : assistante  RH, commerciale, export, comptable, juridique, gestion PME/PMI...

Salaires

Le salaire moyen mensuel brut d’une secrétaire de direction varie du simple au double.
Selon son niveau de formation, le secteur d’activité et la taille de l’entreprise dans laquelle elle travaille ou la complexité du poste, le salaire d’une débutante se situe dans la fourchette de 1 800 à 2 300 €.